En måde at spare væsentlig tid på er ved at være mere effektiv omkring kalkulationer og arbejdsgange. Det betyder nemlig, at du kan:

• Spare mange timer, der kan bruges på andre ting – på arbejde eller privat.

• Spare ansættelser, fordi du udnytter de eksisterende ressourcer bedre.

• Undgå dårlige projekter, fordi du får tid til at kalkulere tilstrækkeligt mange tilbud og derfor kan vælge de bedste og mest profitable ud.

Næsten alle i branchen har oplevet det: Nogle få projekter sluger det gode dækningsbidrag fra de øvrige projekter og trækker årets resultat ned. Det betyder, at ved at fjerne de dårlige projekter, kan du skabe en bedre bundlinje.
De tabsgivende projekter skyldes typisk, at de ikke er regnet nok i bund. Eller måske at du ikke har kunnet nå at regne nok tilbud til at kunne finde de gode projekter og sortere de dårlige fra.
Det kan selvfølgelig også skyldes, at der helt enkelt ikke er nok tilbud at regne på, fordi branchen er ramt af nedgangstider.

” Det man vinder ved at bruge Sigma, er tiden og det at man kan genbruge, så man får noget mere præcist. Og så er det nemmere end at starte forfra hver gang. Det betyder, at vi kan lave flere tilbud – og mere præcise tilbud…”

                       – Hanne Bak, Kingo Karlsen A/S

Figur 1. Hvis du sætter dig selv i en situation, hvor du kan vælge projekter fra, kan du begynde at fokusere på den type projekter, der har det største afkast. Det giver yderligere mulighed for at optimere, da gentagelsens magt bevirker en positiv, opadgående spiral. Læs mere om, hvordan du vælger de rigtige projekter og undgår de forkerte. [Læs mere her]

Typisk er der aldrig timer nok, og det går altid ud over andre ting. Fx må du nedprioritere at bruge tid på byggepladsen eller – måske endnu værre – det går ud over dit privatliv, fordi aftener og weekender bliver brugt på at indhente det forsømte arbejde.
Men hvis du arbejder mere effektivt og udnytter de eksisterende ressourcer bedre, kan du løse mange af problemerne. Du slipper fx for trivielle indtastninger og gentagelser, og du kan undgå at ansætte nye medarbejdere, der skal oplæres, eller hyre dyre, eksterne medarbejdere. Alt sammen noget, der kræver både tid og penge.

Det handler altså om at finde en effektiv måde at spare tid på. På den måde vil du udnytte ressourcerne i virksomheden bedre, finde frem til de gode, profitable projekter – og værne om privatlivets fred. Men hvordan når du det mål?

” Helt konkret har Sigma gjort, at arbejdsgangen er blevet nemmere for os og derfor kan vi køre flere tilbud igennem. Og når vi kan byde på mere, vinder vi også mere. I sidste ende er det bundlinje, det handler om. Ikke noget som helst andet.”

                                                  – Henrik Sørensen, Grønbech Construction

Sigma er en såkaldt turn-key løsning til kalkulation. At det er en turn-key løsning betyder, at når du tager det ud af æsken, så kører det. På den måde adskiller programmet sig væsentligt fra fx Excel, hvor du selv skal lave formler osv. I første omgang sparer du tid på opstart og senere sparer du meget tid på vedligehold.
Fordelen med et kalkulationsprogram som fx Sigma er bl.a., at virksomheden får udviklet en best practice, hvor der er én måde, man gør tingene på. Der sidder altså ikke flere forskellige medarbejdere og roder med hver deres Excel-ark, hvor formler kan gå i stykker osv.
En anden fordel er også, at de nyuddannede kender Sigma fra skolerne, hvilket betyder, at din virksomhed sparer tid på uddannelse i programmet.
Selvom Sigma er en turn-key løsning er programmet stadig så fleksibelt, at det kan skræddersys til det enkelte firma eller den enkelte mand.

Sigma har længe ligget forrest i kalkulationsfeltet, blandt andet fordi systemet er bygget op i en Microsoft© Windows træstruktur, som letter opbygningen af en kalkulation væsentligt. Fordi programmet har en enkel og overskuelig udformning med en lang række nyttige funktioner, der bl.a. betyder, at du ikke skal indtaste de samme informationer igen og igen, kan du reducere din beregningstid til langt under det halve af, hvad du normalt bruger på en kalkulation.

Genbrug og overblik. I Sigma kan du arbejde med byggeblokke. Det kan være mere eller mindre komplicerede blokke fra en enkelt linje til mange bygningsdele (objekter). Pointen er, at du kan tage blokke fra en database eller fra et tidligere projekt og genbruge din viden – eller du kan bruge en skabelon. Det er en stor fordel og sparer dig for meget tid, hvad enten det drejer sig om en udbudsrunde eller tilbudsberegning.

"Rent tidsmæssigt betyder det meget. Det er overskueligt med tilbuddet, og man kan stille det op næsten som man har lyst til. Og det bliver bare nemmere og nemmere for hver gang, fordi det er nemt at hente informationerne i biblioteket. Ja, jeg vil næsten sige, at det halverer arbejdstiden!"

                                                      -Lars Poulsen, Vorbasse Tømrer og Snedker

Hurtig søgning, kvik-lister og biblioteker. Muligheden for at overkomme flere kalkulationer når du ved at opbygge prisbiblioteker – eller ved at benytte dig af indkøbte prisbiblioteker. Umiddelbart lyder det måske som en større opgave, men det kan ske gradvist i virksomheden sideløbende med den almindelige kalkulation. Og gevinsten ser du allerede efter få tilbud.

Samtidig er der en lang række andre funktioner ved Sigma, som hjælper dig med at spare tid. For eksempel kan du med et enkelt klik med musen få professionelle udskrifter af bl.a.

• Udbudsmateriale
• Tilbudsbrev
• Aktivitetsplan
• Intern rapport
• Materialelister
  

På samme måde glider samarbejdet på tværs af virksomheder også lettere, hvis alle parter i en tilbudsrunde bruger Sigma. Hovedentreprenøren kan uden problemer udveksle filer med sine underentreprenører, og med en enkel manøvre kan de forskellige dele igen kobles sammen til én samlet kalkulation. Udveksling af informationer – internt eller eksternt – kan fx være indenfor:

• Tilbudslister (fx fra Excel)
• Mængdeangivelser (fx fra Excel, CAD/IFC/BIM)
• Projektstyring/planlægning (fx MS Project)
• Økonomistyring/kontoplan
• Ressourcelister

”Det er et rigtig godt stykke værktøj. Det er så godt, at jeg næsten er ked af at anbefale det til min konkurrenter.”

                                            - Carl-Ole Holbøll, C. Holbøll & Sønner A/S