| |
Nyhedsbrev januar 2010 |
| |
Et nyt år med overskud? |
| |
Vi har taget hul på et nyt år, og for at sikre at du ender med overskud, når året er omme, bør du allerede nu gøre dig nogle tanker om, hvad der skal til for at skabe en positiv udvikling i din forretning.
Gennem vores mange kontaktflader med aktører i branchen kan vi se, at der er en række problemstillinger, der går igen i næsten alle virksomheder. Problemer, der kan have store, negative konsekvenser for overskuddet – men som faktisk kan løses nemt og enkelt, hvis bare man har fokus og det rigtige værktøj
|
| |
 |
| |
1. Undgå tabsgivende projekter |
| |
Det er ofte nogle få, dårlige projekter, der trækker årets resultat ned, fordi de æder overskuddet fra de gode projekter. De tabsgivende projekter skyldes typisk, at de ikke er regnet nok i bund og at de fornødne forbehold ikke er taget i forhold til de risici, som de indeholder. Ved at fjerne disse dårlige projekter, kan du skabe en væsentligt bedre bundlinje. Men det er klart, at de skal erstattes med andre, gode projekter, så virksomheden kan holdes kørende i forhold til mandskab, afskrivning på maskiner etc. Det betyder, at der skal kalkuleres et større antal projekter – og stadigvæk med den fornødne kvalitet, så alle relevante forbehold tages i betragtning. [Læs mere].
|
| |
 |
| |
Figur 1. Med det rigtige værktøj kan du vælge dårlige projekter fra og i stedet fokusere på projekter, der giver større afkast. Det giver dig mulighed for at optimere og skabe en positiv spiral...
|
| |
2. Brug tiden bedre |
| |
Mange i branchen klager over, at de bruger for meget tid på kalkulation. Men hvis du arbejder mere effektivt og udnytter de eksisterende ressourcer bedre, kan du løse mange af problemerne. Du slipper fx for trivielle indtastninger og gentagelser, og du kan undgå at ansætte nye medarbejdere, der skal oplæres, eller hyre dyre, eksterne medarbejdere. Alt sammen noget, der kræver både tid og penge. Derfor handler det om at finde en effektiv måde at spare tid på.
|
| |
Sigma er en såkaldt turn-key løsning til kalkulation. Det betyder, at når du tager det ud af æsken, så kræver det minimalt arbejde at komme i gang. På den måde adskiller programmet sig væsentligt fra fx Excel, hvor du selv skal lave formler, opsætning, osv. Du sparer altså væsentlig tid på både opstart og efterfølgende vedligeholdelse |
| |
I følge brugerne giver Sigma kalkulation typisk en tidsbesparelse på 60 % - 85 %. |
| |
” Helt konkret har Sigma gjort, at arbejdsgangen er blevet nemmere for os og derfor kan vi køre flere tilbud igennem. Og når vi kan byde på mere, vinder vi også mere. I sidste ende er det bundlinje, det handler om. Ikke noget som helst andet.”
|
| |
- Henrik Sørensen, Grønbech Construction A/S |
| |
”Hvis alle bruger samme program, kan man regne på samme måde og overdrage kalkulationer til andre. Eller man kan regne på samme projekt hver for sig og så sætte det sammen til sidst, hvis man for eksempel regner på større projekter,” forklarer Henrik Bo Jensen. |
| |
Udover at de involverede parter hurtigt og enkelt kan koble de forskellige dele af kalkulationen sammen, bliver det fx også muligt for afdelings-lederen at evaluere ordentligt og tage stilling til et projekt, selvom han kun har været minimalt involveret i selve kalkulationen. Det er bare én af mange styrker ved Sigma. |
| |
3. Overblik og genbrug |
| |
En anden udfordring er typisk manglende overblik over kalkulationen og minimal eller slet ingen genbrug. Men i Sigma kan du arbejde med byggeblokke. Det kan være mere eller mindre komplicerede blokke fra en enkelt linje til mange bygningsdele (objekter). Udover at samle dine egne erfaringer i databaser med bygningsdele og egne ressourcer kan du tilkøbe data fra bl.a. V&S Prisdatabaser og Exact databaser.
Pointen er, at du kan tage blokke/skabeloner fra en database eller fra et tidligere projekt og genbruge viden. Viden som kan deles mellem medarbejdere og lægge styrken fra den enkelte ud til brug for alle. Det er en stor fordel og sparer dig for meget tid og minimerer mulighederne for fejl.
|
| |
” Det man vinder ved at bruge Sigma, er tiden og det at man kan genbruge, så man får noget mere præcist. Og så er det nemmere end at starte forfra hver gang. Det betyder, at vi kan lave flere tilbud – og mere præcise tilbud…”
|
| |
Hanne Bak, Kingo Karlsen A/S |
| |
4. Vigtig viden bliver i virksomheden |
| |
Mange virksomheder er sårbare, fordi vigtig viden går tabt, fx ved udskiftning af medarbejdere eller ved generationsskifte. Det kan du undgå ved at benytte dig af databaserne i Sigma. De gør det muligt at opsamle viden i virksomheden og skaber fleksibilitet, fordi intern viden bliver tilgængelig for alle. Databaserne er altså ikke kun en gevinst i forhold til at spare tid og sikre kvalitet. De gør virksomheden mindre sårbar og står som garanti for, at vigtig viden ikke går tabt, fx hvis en kollega forlader arbejdspladsen. Læs mere om brugen af databaser [Læs mere] |
| |
5. Kommunikation og afrapportering |
| |
Muligheden for at overkomme flere kalkulationer opnår du ved at opbygge databaser med prisbiblioteker – eller ved at benytte dig af indkøbte prisbiblioteker. Det betyder bl.a., at I undgår problemer som fx manglende fælles intern prisliste.
Samtidig er der en lang række andre funktioner ved Sigma, som hjælper dig med at spare tid. Med programmets udskriftsskabeloner får du fx professionelle udskrifter til internt brug og til kunder. Du kan lave skabeloner til alle tænkelige udskrifter direkte fra informationen i kalkulationen. Så undgår du dobbelt indtastning i fx et tekstbehandlingsprogram. Et ensartet format sikrer desuden kvaliteten og sørger for, at alle forbehold kommer med. Du sparer mange timers arbejde og kan undgå en masse fejl. Med et enkelt klik med musen kan du fx få professionelle udskrifter af:
|
| |
- Ressourcelister
- Materialelister
- Udbudsmateriale
- Tilbudsbrev
- Intern rapport
|
| |
”Det er et rigtig godt stykke værktøj. Det er så godt, at jeg næsten er ked af at anbefale det til min konkurrenter.”
|
| |
- Carl-Ole Holbøll, C. Holbøll & Sønner A/S |
| |
6. Fælles kalkulationsværktøj skaber best practice |
| |
En fælles firmapolitik og et fælles kalkulationsværktøj som Sigma binder ledelse, administration og udførsel på pladsen sammen og skaber ensartet flow i virksomheden. Det resulterer i en best practice, der direkte styrker bundlinjen. Endeløse diskussioner og misforståelser mindskes væsentligt, når alle har en fælles forståelse af arbejdet. En fælles forståelse som skal have grundlag i projekternes priskalkulationer for at have styr på økonomi og risici.
På samme måde glider samarbejdet på tværs af virksomheder også lettere, hvis alle parter i et projekt bruger Sigma. Hovedentreprenøren kan uden problemer udveksle filer med sine underentreprenører, og med en enkel manøvre kan de forskellige dele igen kobles sammen til én samlet kalkulation. Udveksling af informationer – internt eller eksternt – kan fx være indenfor:
|
| |
• Tilbudslister (fx fra PDF, MS Excel)
• Mængdeangivelser (fx fra MS Excel, IFC/AD Revit/DWF)
• Projektstyring/planlægning (fx MS Project)
• Økonomistyring/kontoplan (fx PDF, MS Excel)
• Materialelister (fx PDF, MS Excel)
• Rapportering (fx PDF, MS Excel)
|
| |
”Sigma tænker, som vi gør.”
|
| |
- Per Damsted, K. Damsted. Snedker-, tømrer- og murervirksomhed |
| |
Godt Nytår 2010! |
| |
Vil man få styr på udviklingen eller lade sig styre af den? Det er et spørgsmål, som mange virksomheder skal håndtere i 2010 for at sikre et godt overskud. Tilbudsgivning og kalkulation er nogle af de mest direkte og grundlæggende elementer, der påvirker og bestemmer virksomhedens positive udvikling. For over 1000 virksomheder – heriblandt nogle af Danmarks mest succesfulde – bliver dette gjort med Sigma kalkulation. |